Activité

Fournir aux entreprises et aux administrations un cadre normalisé pour maîtriser le cycle de vie des documents produits et conservés, quel qu'en soit le support (numérique, papier ou microformes).

Secteur d’application

Le "records management" s’adresse tout particulièrement :

- aux directeurs et administrateurs qui souhaitent améliorer la traçabilité de l’information au sein de leur organisme et garantir leurs droits tout en rentabilisant la gestion et le stockage des documents et des données. C'est le dirigeant d’entreprise qui prendra la décision et mettra en face les moyens pour le développer,

- aux gestionnaires d’information, documentalistes et archivistes qui doivent répondre de la façon la plus adaptée à ces demandes,

- à tout le personnel de l'entreprise qui utilisera les moyens mis en place.

Aspects couverts

Le "records management" permet à l'organisme qui l'a mis en place de disposer à tout instant des documents et des données dont il a besoin pour conduire ses activités, d'assurer leur traçabilité, de les poursuivre en cas de sinistre, de défendre ses intérêts en cas de litige, de réduire les risques et de répondre aux exigences légales et réglementaires en matière de conservation de documents. Grâce au records management, il est possible de :

- déterminer parmi les documents produits ou reçus par l’organisme qui peut les lire ou les modifier, ceux qui sont essentiels pour atteindre les objectifs fixés. Ces documents sont appelés records,

- gérer ces records durant leur cycle de vie administrative en garantissant leur accessibilité et leur intégrité,

- assurer la transmission optimale de ces records aux services d’archives historiques s'ils sont retenus comme tels.

Informations complémentaires

La Commission de normalisation CN 46-11 "Archives/Gestion des documents d'activité", rattachée à la CN 46 centrale "Information et documentation", est le miroir français du comité international SC 11 "Archives/Records management" de l'ISO.